Oprogramowanie w biznesie

Obecnie, aby odpowiedzieć na wzrastające potrzeby otoczenia, przedsiębiorcy powinni inwestować w nowoczesne oprogramowanie informatyczne. Odpowiednie jego dobranie pomaga podnieść efektywność zarządzania przedsiębiorstwem, zwiększyć jego konkurencyjność, a także zoptymalizować koszty. Implementacja właściwego oprogramowania zwiększa dostępność informacji oraz efektywność i wydajność pracy poprzez wymuszenie postępowania zgodnego z procedurami.

Selekcja oprogramowania nie powinna być przypadkowa, ale poprzedzona szczegółową analizą potrzeb firmy. Wyselekcjonowane oprogramowanie winno współgrać z profilem działalności przedsiębiorstwa i być poprzedzone zaznajomieniem się z dostępnymi na rynku opcjami. Oprogramowanie it nie tylko powinno cechować się niezawodnością i wydajnością, ale być proste w użytkowaniu i eksploatacji, wtedy może przełożyć się na efektywniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Wybór właściwego oprogramowania mogą ułatwić wersje testowe.

Szczególnie użytecznymi typami oprogramowania są CRM i workflow.

CRM (Customer Relationship Management) – ideą tego oprogramowania jest orientacja na klienta. Pomaga ono w zarządzaniu relacjami z klientem i optymalizowaniu komunikacji z nimi. CRM znakomicie nadaje się również dla sprzedawców. Mogą oni w każdym czasie oraz w każdym miejscu sprawdzić ofertę, przeglądnąć historię zamówień, etc. Wszystko to dzięki urządzeniom mobilnym, na które to dedykowane są oprogramowania biznesowe, w tym CRM. Poprzez dostarczanie wartościowych informacji na temat klientów, oprogramowanie to między innymi wspomaga zindywidualizowanie oferty.

Z kolei workflow określa rolę pełnioną przez poszczególnych pracowników w procesach zachodzących w firmie. Wspomaga kontrolę terminowości wykonywania zadań oraz ich postępu. Ułatwia odnalezienie miejsc, w których proces mógłby zostać zoptymalizowany albo mogły być wyeliminowane błędy, co owocuje wyższą jakością pracy i zaoszczędzeniem czasu.

Workflow pozwala na bezprogramowe modyfikacje systemu. Można by nazwać to małą rewolucją w systemach it. Dzięki zaawansowanej architektórze i konstrukcji podrzędni pracownicy mogą w dość prosty sposób modyfikować programy informatyczne. Oczywiście wymaga to autoryzacji, praw dostępu, ale opcja taka jest i znakomicie się sprawdza chociażby w programach zasobów ludzkich do zarządzania urlopami, zastępstwami, delegacjami, itp.

Dokonując selekcji oprogramowania, przedsiębiorca może także wybrać albo tradycyjne oprogramowanie desktopowe, albo aplikacje online. Aplikacje desktopowe są bardzo funkcjonalne oraz nie wymagają dostępu do internetu, jednakże ich zakup wiąże się często z koniecznością poniesienia niemałych kosztów licencyjnych oraz regularną modernizacją sprzętu komputerowego. W związku z tym coraz więcej przedsiębiorstw wybiera aplikacje online, które dają możliwość mobilności, przebranżowienia się, jeżeli zajdzie taka konieczność oraz korzystania z coraz bardziej popularnego outsourcingu. Koszt korzystania z tego typu aplikacji jest znikomy (niewielki abonament), a dodatkowo często w pakiecie jest też darmowa obsługa techniczna i bezpłatne aktualizacje. Te atuty sprawiają, że aplikacje online coraz częściej wygrywają z tradycyjnym oprogramowaniem.